ワークマネジメントとは何か：プロジェクト管理・タスク管理との違い

ビジネスにおいて「ワークマネジメント（Work Management）」は、従来のプロジェクト管理やタスク管理とは一線を画す包括的な仕事管理手法として注目されています。特にAtlassian社（Jira・Confluence・Trelloなどのツール提供で知られる）の文脈で語られるワークマネジメントは、組織全体の業務を可視化・協働し、戦略目標に沿って最適化する枠組みです。本レポートでは、経営学の観点からワークマネジメントの理論的背景と特徴を整理し、プロジェクト管理・タスク管理との相違点を比較します。また、Atlassian社のツール群に関連する学術研究や専門資料を参照しながら、ワークマネジメント導入による企業への効果について分析します。

ワークマネジメントとは、企業内のあらゆる業務（プロジェクト単位の仕事から日々のタスクまで）に体系的な構造を与え、情報やプロセスの流れを最適化するマネジメント手法です。ガートナー社はワークマネジメントを「情報の流れおよび業務プロセス（人の作業プロセスを含む）にワークフロー構造を適用する一連のソフトウェアとサービス」と定義しており、その目的は重要なビジネスプロセスを効率化し業績向上につなげることにある。言い換えれば、ワークマネジメントは組織全体を通じた仕事の可視化・標準化・協調の仕組みであり、個々のプロジェクト管理やタスク管理、リソース管理、プロセス管理、時間管理などを包含する上位概念です。Atlassian社は「ワークマネジメントは個人レベル・チームレベル・プロジェクトレベルのタスクを統合し、完全な可視性とコラボレーションを促進するシステム」であり、生産性や効率を高めビジネス目標の達成に資するものだと説明しています。

この概念が注目される背景には、現代の知識労働における仕事の性質変化があります。従来のプロジェクト管理は、開始と終了が明確なプロジェクト単位の目標達成に焦点を当てていました。一方、今日の多くの業務は明確な終わりのない継続的な活動や部門横断的な協働作業、アドホックなタスクで占められています。ある調査によれば、現代のナレッジワーカーが本来の主要職務（しばしばプロジェクト業務と定義される）に費やす時間は全体の40%程度に過ぎず、残りの60%はEメール対応や会議、突発的な依頼への対処など「非構造化」な仕事に充てられているとされます。このような日常業務の大半を占める非定型業務をも含めて統合的に管理し、全社レベルで生産性を最適化しようとする発想がワークマネジメントです。ワークマネジメントはプロジェクト管理の手法（計画・スケジューリング・実行・分析）を踏襲しつつスケールを拡大したものであり、戦略目標に直結する複数プロジェクトや日常業務を継続的かつ進化的に管理する点に特徴があります。

理論的には、ワークマネジメントは経営資源の効果的配分や組織横断的な知識共有といった経営学上の課題に対するアプローチと捉えることができます。ドラッカーが提唱した知識労働者の生産性向上や、プロジェクトマネジメント研究での組織成熟度モデル（OPM3）などに通じる発想であり、全社的な「シングルソース・オブ・トゥルース（単一の真実の拠り所）」の構築によって部門間の情報断絶を解消しようとするものです。この「全社で共有された最新情報基盤」を整えることで、各チームが分散したツールや属人的管理に頼る状態から脱却し、統一されたワークフロー上でコミュニケーションとコラボレーションを行えるようになります。その結果、組織全体の効率と俊敏性を高められると期待されています。

ワークマネジメントの全体像を理解するには、プロジェクト管理（Project Management）やタスク管理（Task Management）との比較が有用です。まずプロジェクト管理とタスク管理自体の関係について言えば、「タスク管理はプロジェクト管理の一部集合である」としばしば表現されます。プロジェクト管理が大規模な目標達成のためにプロジェクト全体を構想から完了まで管理することだとすれば、タスク管理はそのプロジェクトを構成する個々の作業を漏れなく処理することに焦点を当てます。プロジェクト管理ではチーム全体を導き成果物の引き渡しまで統括しますが、タスク管理では日々の具体的な行動や担当者レベルの遂行状況を扱います。

一方、ワークマネジメントは上記の両者を包含しつつ、それより広範かつ包括的です。以下の表はワークマネジメントとプロジェクト管理・タスク管理の相違点を整理したものです。

（表：ワークマネジメントとプロジェクト管理・タスク管理の比較）

上記のように、スコープの広さと目的の階層が大きな違いです。プロジェクト管理は特定プロジェクトの成功にフォーカスし、タスク管理は目の前の作業の完遂に力点があります。一方でワークマネジメントは、複数のプロジェクトや日常業務を横断的に見渡しながら、企業戦略に沿った仕事全体の最適化を目指します。そのためワークマネジメントには高い柔軟性が求められ、必ずしも明確な終了期限を持たない継続業務や、部門横断のコラボレーション、一度きりのイレギュラーな課題までも包括する点でプロジェクト管理より広い適用範囲を持ちます。実際、従来のプロジェクト管理ツールでは対処しきれない一回限りの依頼や日常業務の進捗管理、全社横断的なワークフローの管理に対応する必要性が、ワークマネジメント台頭の背景にあります。

また、役割面にも相違があります。プロジェクト管理では専門のプロジェクトマネージャーが計画・監督し、チームメンバーが実行するという形が典型的ですが、ワークマネジメントでは経営層から各現場の担当者までが一貫したプラットフォーム上で協働します。言い換えれば、プロジェクトマネジメントが一部門・一プロジェクト内での管理にとどまるのに対し、ワークマネジメントでは全社員が何らかの形で参画しうる統合的な仕事環境が構築されるのです。

なお、ワークマネジメントは決してプロジェクト管理やタスク管理と切り離された存在ではなく、「ワークマネジメントの中にプロジェクト管理とタスク管理が内包される」関係と捉えることが重要です。Atlassian社の説明するように、ワークマネジメントは優れたプロジェクト遂行に必要な要素をすべて含みつつ、それを企業全体の文脈に拡張した「メタ版プロジェクト」のようなものだと言えます。したがって、ワークマネジメントを導入することはプロジェクト管理やタスク管理の重要性を否定するものではなく、むしろそれらを統合・強化して組織横断で活用する取り組みだと言えるでしょう。

Atlassian社はチームコラボレーションツールのリーディング企業として、早くからワークマネジメント的な発想を製品群に取り入れてきました。同社の提供するJira、Confluence、Trelloといったツールは、それぞれ異なる側面から仕事の管理とコラボレーションを支援し、組み合わせることで強力なワークマネジメント基盤を形成します。

Atlassian社はこれらツール群を「ワークマネジメント・プラットフォーム」として統合的に提供し、チームのコミュニケーションからタスク管理、ナレッジ共有まで一貫して支える戦略をとっています。同社ブログでも「一つのオールインワンツールではなく、各要素ごとに特化したツールが連携するプラットフォームを選ぶべき」と述べており、実際にAtlassianのワークマネジメント製品スイートはコミュニケーション（例：Loomによるビデオ共有）、調整・コーディネーション（Jiraによるスケジュール・タスク管理）、コンテンツ共有（Confluenceによるナレッジ管理）、アイデア発散や計画（Trelloによるビジュアルプランニング）といった仕事管理の各側面をカバーしています。たとえば、前述のマーケティングキャンペーンのケースでは、戦略立案と情報集約にConfluence、具体的なタスクの割当と進行管理にJiraやTrelloを使い、チーム間の連絡にLoomやSlackを組み合わせることで、企画から実行・振り返りまでを一貫して管理できます。このようにAtlassian社のツール群は相互に連携し、「チームが最高の仕事を完遂するための土台（System of Work）」を提供することを目指しています。

最後に、ワークマネジメントを企業が導入した場合にもたらされる効果について、研究や調査結果を基に考察します。

総論として、ワークマネジメントは生産性の向上と協働の質の改善に大きく寄与すると報告されています。Atlassian社が委託したForrester Consultingの調査では、ナレッジ管理基盤としてConfluenceを全社展開した企業は3年間で428%のROI（投資対効果）を実現し、総額$9.2百万（約9億円）に及ぶ業務生産性の向上によるコスト削減効果が得られたと試算されています。この研究では、情報の一元管理により部署横断の連携が強まり、プロジェクトのライフサイクルが短縮されてビジネス成果のスピードが加速した点が強調されています。実際、調査対象企業の担当者は「Confluenceによりチームが計画から実行まで一箇所で共同作業できるようになり、協働が効率化してプロジェクト期間が短縮、より迅速な成果創出に繋がった」と証言しています。また別の幹部は「生産性向上は疑いない。情報を中央集約したおかげでプロジェクトの立ち上げが早くなり、リリースまでの時間が短縮された」と述べており、ワークマネジメント環境がタイムトゥマーケットの短縮につながっていることが示唆されます。

さらに、ワークマネジメント導入はツールの集約によるITコスト削減効果ももたらします。前述のForrester調査では、Confluence導入によって重複するレガシーな情報共有ツールを廃止でき、管理コストやライセンス費用の削減にもつながったと報告されています。複数の分断されたシステムから一つの統合プラットフォームへ移行することで、現場の従業員は情報検索や報告のために何種類ものアプリケーションを行き来する必要が減り、これもまた時間の節約と人的ミス削減に寄与します。Capgeminiのケーススタディによれば、ある医療機関（Dignity Health）は従来プロジェクト管理に38個ものExcel台帳や分散ツールを使っていたのをワークマネジメントプラットフォーム（Workfront）に切り替え、月次報告に必要なスプレッドシート群を削減するとともにプロジェクト管理工数を20～25%削減することに成功しています。この例は情報の一元化とプロセス自動化によって管理業務の負担が軽減され、本来注力すべきコア業務に時間を振り向けられるようになる好例です。

チームのコラボレーション活性化も重要な効果です。ワークマネジメント環境下では、プロジェクトの進捗や課題がリアルタイムで共有されるため、部門間で目標や状況を**「見える化」できます。Confluenceを全社的に利用している企業では、従来チーム間の連携が悪く情報を探すのに苦労していた状況から、「今やConfluenceで必要な情報をすぐ見つけられる。他部門ともスムーズに共同作業できるようになった」という声が上がっています。これは、ワークマネジメントが組織文化**にもたらす変化として注目されます。情報がオープンに共有される文化はサイロ化を打破し、従業員同士が共通のプラットフォーム上で知見を出し合うことでイノベーションも促進されると考えられます。

もっとも、ワークマネジメント導入の効果を最大限に引き出すには人材のスキルや組織の慣習への配慮も必要です。ある調査では「現場の57%の人は正式なプロジェクト管理の訓練を受けていないのにプロジェクト的業務を管理している」「31%の人は会社から過剰な数のツール使用を求められていると感じている」「最新のワークマネジメント技術を使いこなせている人は23%に過ぎない」といった統計が報告されており、新しいプラットフォームを導入するだけでは定着しない恐れもあります。従って、ツールのユーザビリティ確保や段階的な導入、従業員への研修といったチェンジマネジメント施策も成功のためには不可欠です。しかしこれら課題は逆に言えば、適切に導入できれば大多数のナレッジワーカーの業務効率を底上げできる伸び代があることの裏返しでもあります。

総じて、信頼性の高い情報源や研究が示すところでは、ワークマネジメント導入によって企業は以下のようなメリットを享受できます。

以上のような効果が報告される一方で、注意すべきは導入そのものが目的化しないことです。ワークマネジメントはあくまで手段であり、重要なのは各組織の目標・文化に適合した形でツールやプロセスを整備することです。そうした前提が満たされれば、学術研究や企業事例が裏付けるように、ワークマネジメントはプロジェクト管理・タスク管理を次のレベルに引き上げる経営革新の基盤となり得るでしょう。

本稿では、ワークマネジメントがプロジェクト管理・タスク管理とは異なる視座を持つ概念でありながら、それらを包括して組織全体の仕事を戦略的に最適化する枠組みであることを確認しました。特にAtlassian社のツール群（Jira・Confluence・Trelloなど）はワークマネジメントの具体的実践を支える代表例であり、学術的な調査や事例からもその有効性が示されています。プロジェクト管理が「プロジェクトを正しく遂行する」ための手法、タスク管理が「目の前の作業を漏れなく処理する」ための手法だとすれば、ワークマネジメントは「正しい仕事を正しく遂行する」ために組織能力を高める包括的アプローチと言えます。

もっとも、ワークマネジメントの導入は単なるツール導入ではなく、業務プロセスや組織文化の変革を伴います。経営学的な視点からは、これは組織開発（OD）やチェンジマネジメントの一環とも捉えられ、トップダウンの戦略とボトムアップの現場知見を結びつける試みとも言えるでしょう。今後さらにデジタル技術が進展しリモートワークやAI活用が広がる中で、ワークマネジメントはますます重要性を増すと予想されます。企業がこの概念を正しく理解し、プロジェクト管理やタスク管理の延長線上に戦略的な仕事管理を据えることができれば、競争優位となる組織的な敏捷性と持続的な生産性向上を実現できるに違いありません。

参考文献・情報源（一部抜粋）: