企業のIT部門の担当者とのヒアリングやディスカッションを通じて、以下のような疑問や観察が浮かぶことはよくあります。IT部門の担当者は、単なるツールの導入にとどまらず、会社全体の経営や文化に影響を与えている可能性を意識する必要があります。
ディスカッションで気になるポイント
「この人はどこまで考えているのだろうか？」
ツールの機能や短期的な効果だけでなく、社内全体や将来的な影響を十分に想定しているか。
導入後の運用コストや教育、既存システムとの統合性を具体的にイメージしているか。
「判断に必要な材料を再度集めているだろうか？」
提供される情報に依存しすぎて、自ら情報を収集・検証するプロセスを怠っていないか。
部署間でヒアリングを行い、実際のニーズを把握しているか。
「華やかなツール」に満足していないか
表面的な特徴やトレンドに基づいて判断していないか。特に、導入後に生じる運用上の課題や従業員の負担を考慮しているか。
IT部門の担当者が振る舞いや判断が経営に与える影響
IT部門の一担当者の決定が、企業全体にどれほど大きな影響を与えるかを、以下の観点で再確認します：
1. 振る舞い
自信の有無や、他者との連携の取り方によって、社内におけるIT部門の評価や信頼が大きく変わる。
表面的な「進んだ技術」だけに注目していると、現場の要望との乖離が生じるリスク。
2. 判断
判断に至るまでのプロセスが透明であるか、合理性があるかを確認する必要がある。
ツール選定時に全社的な視点を持つか、それとも自部署に偏った選択をしているか。
3. 広い視野・ITツールの拡張性
社内全体のシステムやプロセスとの整合性を考慮しているか。
部門間の協力体制を壊さず、むしろ強化するような決定をしているか。
他のシステムとの連携
カスタマイズやadd-on
4. TCOの視点
初期費用だけではなく、導入後のランニングコストや生産性向上の影響を数値で見積もり、合理的な比較ができているか。
実際の成果とコストのバランスを見極める能力があるか。
5. 社内の連携
他部署の要件をヒアリングし、それを適切に反映した選定を行っているか。
自部門の利益だけでなく、会社全体の利益を見据えて行動しているか。
6. 個人的な趣向による影響
過去の経験や好みに基づいた偏った決定を避け、客観的かつ中立的な基準で判断できているか。
個人的な思い入れが選定理由に大きく影響していないか。
ITツールの調達での注意ポイント
経営者や他部門が冷静に判断をサポートするために、以下の方法を考えることができます：
業務部門との協調を強化
導入するシステムやツールが、業務部門に実際にどのような影響を与えるかをヒアリングで把握。
必要であれば、業務部門がプロジェクトの一部に参加する形を取り、現場の意見を反映。
透明性の確保
選定理由や導入後の期待値を数値で示し、第三者がレビューできるようにする。
選定基準を文書化し、偏った判断や主観的な基準に基づく選定を防ぐ。
調達の教育とガイドラインの整備
IT部門の担当者が広い視野を持つための調達における調達教育プログラムを整備。
ガイドラインを作成し、TCOや社内連携、全社的な視点を意識した選定を促す。
かなり私的な判断と狭い部分での判断をしているケースが多く見受けられます。
経営者やCIOのサポート
IT部門の動きが経営全体に与える影響を常に把握し、必要に応じて第三者レビューを活用。
長期的な投資効果を重視し、短期的な成果だけに依存しないように方針を定める。
まとめ
IT部門の一担当者が行う決定は、ツールの選定や運用だけでなく、企業文化や生産性、ひいては経営戦略そのものに影響を与えます。これを意識しながら、経営者や他部門は協力して冷静かつ合理的に判断を下す体制を築く必要があります。
