社内外で行うオンライン会議の手配・運営・その後のタスク管理に、手間やミスはつきものです。そこで、HubSpot・Zoom・Loom・Confluence・Jiraを組み合わせた自動化ワークフローを導入することで、会議の予約から議事録作成、タスク完了までを一貫して効率化できます。
会議予約
社外とのミーティングの場合は、HubSpotのミーティング日程調整で会議を予約すると、ZoomのミーティングURLが自動的に払い出されます。調整や招待の手間が省けるだけでなく、一元的にスケジュールを管理できるため、スムーズな準備が可能です。
＊社内においてはOutlookやGoogleカレンダーの予約でもLoomのアクセスの準備は可能です。
当日の会議
Zoom/Teams等を使ってミーティングを行います。
Zoom等にログインをすると会議の開始時間にLoomがZoomにログインをしてきます。
*現時点では、リアルタイムの書き起こしではなく一旦会議が終わった後に一気に書き起こしがされます。今後リアルタイムに書き起こしがされるなど機能向上が期待されます。
Loomで録画や自動文字起こしがされます。
Loomの録画は、画面共有の様子を含めた高品質な録画を簡単に実施できます。
議事録作成の負担が大幅に軽減されるため、参加者はディスカッションに集中でき、後から動画で振り返ることも容易です。
Confluenceに書き起こしがされるためJiraチケットがそのまま作成しやすい
録画データと文字起こし結果をConfluenceに自動連携し、必要に応じてJiraのタスクを起票。担当者や期限を設定しやすく、会議での決定事項やアクションプランを即座にタスク管理へ反映できます。
会議が終わると、現在はConfluenceの個人スペースに録画された動画と書き起こしの文章が作成されます。
同じサイト内であれば、Confluenceのページの移動でチームメンバーと共有が可能です。
その後のタスク作業
会議後、関係者とは作成されたタスクを朝会等で確認し進捗を確認していきます。
Confluence上に作成されたJiraのタスクはJiraのステータスが変更された時に、議事録側でもステータスが変更されます。
まとめ
これらのツール連携により、会議の予約から当日の進行、録画・文字起こし、議事録作成・共有、そしてタスク管理までがシームレスに実行できます。無駄な操作を削減することで、ビジネスの迅速な意思決定と生産性の向上を実現し、チーム全体が効率的にプロジェクトを推進できるようになります。
