私がこれまでに観察してきた「うまくいっていない部門」には、いくつか共通した課題があります。具体的には以下のような事例が見られます。
✅ 典型的な課題事例
法務部門
メールでのやりとりが中心
対応に時間がかかりがち
進捗状況が共有されにくく、社内から不満が出やすい
品質部門
Excelのみで業務を管理
データ管理が属人化し、情報共有が不十分
バージョン管理やリアルタイムな可視化が困難
人事部門
チャット中心でやりとりを行っている
情報が分散・散逸し、記録が残りづらい
意思決定の透明性や追跡性に課題
業務に適した専用ツールの導入と業務プロセスの可視化
このような状況では、業務の全体像が見えづらくなり、問題の特定や継続的な改善が困難になります。
各部門には、それぞれの業務に適した専用ツールの導入と業務プロセスの可視化が必要です。
とくに、依頼や問い合わせの受付にはITSM（ITサービスマネジメント）ツールの活用が効果的です。
最近ではチャットツールと連携し、直接ITSMを起動できる機能も増えており、柔軟な運用が可能です。
受付方法を共通化するメリット：
ユーザー側の操作が統一され、迷わず依頼が可能
ステータス管理の精度向上
処理の抜け漏れや属人化の防止
間接部門の問い合わせ業務は、改善効果が早く現れやすい領域
まずは小さな業務からでも共通フォーマットの導入を進めることが、組織全体の効率化と信頼性向上につながります。
