現代のビジネス環境では、メールやチャットが主要なコミュニケーション手段として広く利用されています。しかし、これらのツールは自由度が高く、明確なフォーマットが存在しないため、情報の抜け漏れや誤解が生じやすいという課題があります。特に、チャットはさらに情報が少ないため、誤解を生む可能性が高まります。
現状の課題:
情報の抜け漏れ: メールやチャットは形式が定まっていないため、必要な情報が漏れたり、過不足が生じることがあります。特に、受信者は各メッセージの形式が異なるため、必要な情報が揃っているかを確認する手間が増えます。
コミュニケーションの非効率性: チャットでのコミュニケーションは、対面や電話、メールと異なる特性を持ち、思い違いによるミスコミュニケーションが発生しやすいです。
情報共有の難しさ: 個人チャットばかりが活発になると、情報が分散し、チーム全体での情報共有が難しくなります。
フォーマット化による解決策:
これらの課題を解決するために、情報伝達のフォーマット化が有効です。具体的な対策として以下が挙げられます。
定型フォーマットの導入: 情報を「案件ID」「優先度フラグ」「5W2H（Who, What, When, Where, Why, How, How much）」などの定型化した項目に沿って伝えることで、確認の手間を大幅に減らすことが可能です。
製品の型番の指定や部位等の情報を必須化する等
ワークマネジメントツールの活用: 情報共有を一元化し、タスク管理や進捗状況の可視化を行えるツールを導入することで、情報の抜け漏れを防ぎ、業務効率を向上させることができます。
添付ファイルやコメントが依頼単位でまとまって確認できるように
コミュニケーションルールの策定: チャットの利用におけるルールを明確にし、個人チャットの利用を制限するなどの対策を講じることで、情報共有の効率化を図ることができます。
場合によっては、チャットのデータの保存期間を1ヶ月以内にすることで残すべきデータは全てワークマネジメント製品に保存するなど強いルールが必要
これらの取り組みを通じて、メールやチャットによる情報伝達の課題を解消し、組織全体のコミュニケーション効率を高めることが期待できます。メールはチャットが導入されている企業では減少傾向にありますが、依然としてファイルのリンク共有などで使用されることがあります。メールやチャットを使わずに済むように業務を改善することで、誤解や齟齬の発生を抑えることができます。これらの課題は業務改善により徐々に解消されていくでしょう。
