全てのミーティング時間を45分に短縮
ミーティングの内容確認と参加者間の認識合わせを目的に、クライアントにも協力してもらい、ミーティング時間を60分から45分に短縮し、残りの15分は社内での確認時間に充てることにしました。
毎週クライアントとミーティングを行っていますが、45分にするために、事前にお互いConfluenceでアジェンダを準備し、情報共有を行っています。その結果、みんなが内容を把握してから臨めるため、ミーティング中のディスカッションがより活発になりました。
また、45分のミーティング終了後に社内で議事録を確認し認識合わせをすることで、作業漏れがほとんどなくなりました。つまり、事前準備、ミーティング中の活発な話し合い、そしてその後の確認という流れで、全体の所要時間は変わらなくても、次につなげる質が向上したということです。
時間の使い方を変えることで質を上げる
クライアントとのミーティングを45分にすることで、次の予定がある場合でも余裕を持って確認ができるメリットも出てきました。たった10～15分の変更ですが、日常の会議や作業の質をぐっと上げる効果が感じられます。
今後も改善の余地があるかもしれないので、定期的にこの仕組みについてフィードバックをもらう時間を設けたいと思います。
