「JiraやConfluenceは開発向けのツール」というイメージが強いかもしれませんが、実際には大企業で社内監査やISO監査などの定期タスク管理に幅広く活用されています。具体的には、以下のようなメリットがあります。
1.既存ドキュメントへのコメントやエビデンスの添付が容易
ファイル形式の社内ドキュメントでは、コメントを別途管理する必要があり不便ですが、Confluenceなら直接コメントやエビデンスを貼り付けられます。監査対象のドキュメントとフィードバックを同じ場所で管理できるため、作業効率が大幅に向上します。
2.立体的なタスク管理
昨年のタスクをコピーして再利用できるだけでなく、Jira上で担当者・レビュー担当・期限などを一元的に管理可能です。カンバン方式のワークフローを利用すれば、対応を終えたタスクを明確にレビュー担当者に引き渡すことができます。
3.スケジュールの可視化
JiraのTimeline機能を使うことで、監査のスケジュールをメンバー全員と共有できます。タスクに開始日や期限を設定しておけば、全体の進捗状況を一目で把握しやすくなります。
4.ステータスの可視化と並行作業の統合
Jiraのカンバンボードを使えば、監査対象の進捗やステータスを可視化しながら、リスク管理など複数のプロジェクトを俯瞰的に統合管理できます。監査と他のタスクが同時進行していても、全体像を見失うことがありません。
5.ドキュメント管理の効率化
タスクやドキュメントに必要なファイルのリンクや添付を行うことで、複数のディレクトリを探し回る手間が削減されます。Confluenceと連携すれば、必要な情報をスムーズに参照・更新できるため、監査業務にありがちな情報の散逸を防ぐことが可能です。
6.外部コンサルとの共同作業
外部コンサルタントとやり取りする際も、メールなど別のツールを介さずに、Confluenceのゲスト機能によってセキュアに情報を共有できます。さらにJiraのタスクもアクセス権を細かく設定することで、安全かつ円滑に共同作業を進められます。誰がいつ何を書き込んだかを正確にトラッキングできるため、プロジェクト全体の透明性と効率性が向上します。
定期的に発生する監査タスクの効率化を目指すなら、ファイルベースでの管理を続けるよりも、JiraとConfluenceを活用した管理体制への移行をご検討ください。結果として、作業の見える化とコミュニケーションが一段と向上し、監査プロセス全体の生産性も高まります。 ぜひご検討ください。
